"Un arrêté de mars dernier pourrait permettre un passage à une gestion 100 % numérisée des notes de frais, puisqu'il n'est plus nécessaire de conserver les originaux des justificatifs." Cecile Desjardins journaliste aux Echos.

Suite à une étude réalisée auprès de 510 salariés déclarant des notes de frais au moins une fois par trimestre, elle apprend qu'une grande partie des personnes interrogées travaillent encore à l'ancienne :

* 68 % des salariés remplissent leurs notes de frais sur des formulaires papier ou sur des fichiers Excel. Dans leur gestion habituelle des notes de frais, la quasi-totalité des salariés conservent les justificatifs papier originaux de leurs dépenses professionnelles (tickets de caisse, factures, etc.) :

* 27 % les conservent eux-mêmes.

* et 73 % les transmettent au service chargé de la gestion des notes de frais au sein de leur entreprise (83 % dans les sociétés de plus de 800 salariés).

Si 41 % des salariés sondés déclarent disposer d'un logiciel de gestion permettant de numériser eux-mêmes les justificatifs papier de leurs dépenses, 27 % d'entre eux n'utilisent pas cette fonctionnalité, par manque d'équipement, de temps et, surtout, parce qu'il était de toute façon nécessaire de transmettre également les justificatifs originaux.

Ce sondage réalisé du 13 au 18 septembre 2017, par Opinion Way pour Concur, une filiale de SAP spécialisée dans le domaine, chacun perdrait en moyenne 27 minutes par note de frais. Plus d'une personne sur cinq y passerait même plus d'une demi-heure.

Un arrêté publié au « Journal officiel » du 30 mars dernier a changé la donne. Il a autorisé les entreprises à conserver au format numérique les factures initialement émises au format papier ; cela, en application de l'article L. 102 B du livre des procédures fiscales. « Avant l'arrêté du 22 mars, c'était tout simplement une question de réglementation. En cas de contrôle de l'administration fiscale, la non-présentation de ces documents papier constituait une irrégularité et pouvait donner lieu à un redressement. Depuis, les justificatifs numérisés ont une valeur équivalente devant l'administration fiscale, rappelle Pierre-Emmanuel Tetaz, managing director EMEA South de Concur. A la condition, bien sûr, que la numérisation réponde à des règles strictes, en termes de format, de signature électronique ou encore de conditions de conservation ».

Il pourrait y avoir, là, un véritable gain de temps à réaliser tant dans la gestion que l'archivage et le stockage des documents.

Pour les salariés, la numérisation serait aussi la garantie d'un remboursement plus rapide (38 % en sont convaincus), l'absence de risque de ne pas être remboursé en cas de perte du reçu papier (31 %) ou simplement un process plus pratique (29 %).

Source : Les échos du 19.10.17
Par Cécile Desjardins